如何写出一封好的英文邮件

记得刚来了英国的时候，十分不适应老外总是用邮件交流。不过，毕竟了来了人家的地盘，能够写一封优秀的英文邮件对于同学们的学习、生活和工作都尤为重要。那么，下面就教教各位如何写一封好的英文邮件。

一 文法上

1 切忌主客不分或模糊

例子: Deciding to rescind the earlier estimate， our report was updated to include $40，000 for new equipment。

应改为：Deciding to rescind our earlier estimate， we have updated our report to include $40，000 for new equipment。 (We决定呀， 不是report。)

2 句子不要凌碎

例子: He decided not to audit the last ten contracts。 Because of our previous objections about compliance。 应该连在一起。

3 结构对称，令人容易理解

例子: The owner questioned the occupant s lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings。

应改为: The owner questioned the occupant s lease intentions and ink alterations of the contract。

4 单众数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服

例如: An authorized person must show that they have security clearance。

5 动词主词要呼应。 想想这两个分别

1)This is one of the public-relations functions that is underbudgeted。

2)This is one of the public-relations functions， which are underbudgeted。

6 时态和语气不要转变太多。

看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。

7 标点要准确。

例如: He did not make repairs， however， he continued to monitor the equipment。

改为: He did not make repairs; however， he continued to monitor the equipment。

8 选词正确。

好像affect和fect， operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。

9 拼字正确。

有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷懒。

10 大小写要注意。

非必要不要整个字都是大写，除非要骂人。例如: MUST change to OS immediately。 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。 要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。

二 写信提示

1 多过一个男人，用Messrs，就是Misters的意思，不过不要跟名字，跟姓就行啦。

例如: Messrs。 Smith， Wyatt， and Fury 。女人呢? 用Mesdames，Mmes。， or Mses。 同样不要跟名字。 例子: Mses。 Farb， Lionel， and Gray 。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行。例如: Dr。 and Mrs。Harold Wright;Mr。 Harold Wright and Dr。 Margaret Wright;Mr。and Mrs。 Harvey Adams-Quinn 。

2 有人有自己头衔就要跟紧

例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔啊~

有时大头不知道对方头衔，干脆用Ms.算了。 Ms.Sarah Gray

3 地址要低日期至少两行。

处名时，职衔短可以一行过，长就下一行吧。例如:Ken Green， President/Ken Green /Vice President of International Operations

但这个就显得有点。。。:Ken Green /Vice President of UnicomChina。正确应为:Ken Green/Vice President， UnicomChina

4 老外的名字有时有Jr. 或 Sr.，之前的逗点是随你喜欢的，以下都是正确， 不要笑人

Michael J。 Smith， Jr。 /Michael J。 Smith Sr。

5 外国国名尽量用大写。

是为尊重，也方便邮差叔叔。

6 地址上的数字直接用阿拉伯数字吧，除了One，例子:

127 Ninth Avenue， North

127 E。 15 Street

5 Park Avenue

One Wingren Plaza

556 - 91 Street

三 其它内容

1 从问候开始

用问候语开始邮件内容非常重要，例如 Dear Lillian， 。根据你与收件人的关系 亲近与否，你可能选择使用他们的姓氏来称呼他们而不是直呼其名，例如 Dear Mrs。 Price， 。如果关系比较亲密的话，你就可以说， Hi Kelly， 如果你和公司联系，而不是个人，你就可以写 To Whom It May Concern:

2 感谢收件人

如果你在回复客户的询问，你应该以感谢开头。例如，如果有客户想了解你的公司，你就可以说， Thank you for contacting ABC Company。 如果此人已经回复过你的一封邮件了，那就一定要说， Thank you for your prompt reply。 或是 Thanks for getting back to me。 如果你可以找到任何机会那一定要谢谢收信人。这样对方就会感到比较舒服，而且显得更礼貌。

3 表明你的意图

然后，如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就不可能再写什么感谢的字句了。那就以你写此邮件的目的开头。例如， I am writing to enquire about 或是 I am writing in rerence to 在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了并句意前后一致。

4 结束语

在你结束邮件之前，再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。你可以 Thank you for your patience and cooperation。 或 Thank you for your consideration。 开始接着写， If you have any questions or concerns， don t hesitate to let me know。 及 I look forward to hearing from you。

5 结束

最后是写上合适的结尾并附上你的名字。 Best regards， Sincerely， 及 Thank you， 都很规范化。最好不要用 Best wishes， 或 Cheers， 类的词因为这些词都常用在非正式的私人邮件中。

最后，在你发送邮件之前，最好再读一遍你的内容并检查其中有没有任何的拼写错误，这样就能保证你发出的是一封真正完美的邮件!